Como criar indicadores de gestão para sua empresa

Como criar indicadores de gestão para sua empresa

Muitos empresários sabem quanto a empresa faturou no mês. Poucos conseguem responder, com a mesma rapidez, por que o resultado melhorou ou piorou. Esse é o problema de administrar olhando apenas para o resultado final.

O faturamento mostra o placar. Mas não mostra necessariamente o que aconteceu durante o jogo. Para entender a empresa de verdade, é necessário acompanhar indicadores.

Indicadores de gestão ajudam a transformar percepção em informação. Em vez de dizer "acho que o comercial está pior", é possível enxergar queda no número de oportunidades, propostas ou conversão. Em vez de dizer "o financeiro está apertado", é possível observar margem, despesas, inadimplência e fluxo de caixa.

O problema é que muitas empresas vão de um extremo ao outro. Ou não medem nada. Ou criam dezenas de indicadores que ninguém realmente utiliza. A boa gestão está no meio.

O que são indicadores de gestão?

Indicadores são números utilizados para acompanhar o desempenho de determinada atividade, processo ou área da empresa. Eles ajudam a responder perguntas como: Estamos vendendo mais? Nossa margem melhorou? A equipe está entregando no prazo? Os clientes estão pagando? As oportunidades comerciais estão avançando? A produtividade está aumentando?

Um bom indicador precisa ajudar alguém a tomar uma decisão. Se o número muda e ninguém sabe o que fazer com essa informação, provavelmente ele não deveria ocupar espaço no painel principal.

Comece pelos objetivos da empresa

O primeiro erro é escolher indicadores antes de definir o que realmente precisa ser acompanhado. Antes de abrir uma planilha ou criar um dashboard, pergunte: qual resultado queremos melhorar?

Se o objetivo é vender mais, indicadores comerciais fazem sentido. Se o problema está no caixa, o financeiro precisa ganhar prioridade. Se existem atrasos e retrabalho, a operação precisa ser acompanhada.

Indicador sem objetivo vira apenas dado. O objetivo dá contexto ao número.

Indicadores comerciais

No comercial, acompanhar apenas faturamento pode esconder problemas. Imagine que a empresa vendeu menos este mês. Por quê? Entraram menos oportunidades? Os vendedores fizeram menos reuniões? Foram enviadas menos propostas? A conversão caiu? O ticket médio diminuiu?

Alguns indicadores básicos podem ajudar:

• Número de oportunidades
• - Reuniões realizadas
• - Propostas enviadas
• - Taxa de conversão
• - Ticket médio
• - Ciclo médio de vendas
• - Faturamento

Esses números mostram o caminho da venda, e não apenas o resultado final.

Indicadores financeiros

O saldo bancário também não é suficiente para entender a saúde financeira de uma empresa. O gestor precisa olhar para informações como faturamento, margem, despesas, inadimplência, contas a pagar, contas a receber e geração de caixa.

Uma empresa pode bater recorde de vendas e ainda enfrentar dificuldade financeira. Isso acontece quando vende com margem ruim, recebe muito depois de pagar seus compromissos ou aumenta despesas mais rápido do que a receita.

Indicadores financeiros ajudam a enxergar essas situações antes que elas se transformem em crise.

Indicadores de operação

Na operação, é importante medir aquilo que influencia produtividade, qualidade e capacidade de entrega. Dependendo do negócio, pode ser:

• Tempo de execução
• - Entregas dentro do prazo
• - Quantidade produzida
• - Retrabalho
• - Erros
• - Devoluções
• - Capacidade utilizada

Aqui existe uma regra importante. Não adianta pressionar a equipe por produtividade se o próprio processo cria desperdício. Um indicador não serve apenas para avaliar pessoas. Também serve para revelar problemas no sistema.ão também envolve acompanhar aquilo que acontece com a equipe. Rotatividade, absenteísmo, produtividade, evolução de treinamentos e pesquisas de clima podem trazer sinais importantes.

Se muitas pessoas estão deixando determinada área, por exemplo, talvez o problema não esteja apenas na contratação. Pode existir uma dificuldade de liderança, processo, carga de trabalho ou cultura. O indicador mostra o sinal. A gestão precisa investigar a causa.

Não acompanhe indicadores demais

Uma das principais armadilhas é acreditar que quanto mais números existirem, melhor será a gestão. Não é verdade. Uma empresa pode possuir um dashboard extremamente sofisticado e continuar tomando decisões ruins.

Comece com poucos indicadores realmente importantes. Cinco números acompanhados semanalmente e utilizados para decidir podem valer muito mais do que cinquenta gráficos que ninguém consulta.

A pergunta deve ser simples: se esse número mudar, alguém precisa fazer alguma coisa? Se a resposta for não, talvez ele não seja prioritário.

Defina meta, responsável e frequência

Um indicador sozinho diz pouco. É necessário saber qual é a meta. Uma conversão de 20% é boa ou ruim? Depende do objetivo e do histórico da empresa.

Por isso, cada indicador importante deveria ter pelo menos três definições: qual é a meta; quem é responsável; com que frequência será acompanhado.

Alguns números fazem sentido diariamente. Outros semanalmente. Outros mensalmente. O importante é criar uma rotina.

Transforme indicadores em reuniões de decisão

Indicadores ganham valor quando entram nos rituais da empresa. Em uma reunião semanal, por exemplo, a equipe pode observar os números principais, identificar desvios e definir ações.

O objetivo não é apresentar um relatório bonito. É responder: O que aconteceu? Por que aconteceu? O que vamos fazer? Quem fará? Até quando? É nesse momento que dado vira gestão.

Indicadores precisam gerar ação

Imagine que a conversão comercial caiu de 30% para 18%. O indicador identificou o problema. Agora começa o trabalho da gestão.

A qualidade dos leads mudou? O vendedor está conduzindo bem as reuniões? O preço mudou? Um concorrente entrou no mercado? As propostas estão demorando?

Sem essa investigação, o número é apenas um alerta. Indicadores mostram onde olhar. Eles não substituem análise.

Use tecnologia para facilitar

Planilhas podem funcionar muito bem no início. Depois, conforme a operação cresce, dashboards e sistemas de Business Intelligence podem tornar o acompanhamento mais rápido. A inteligência artificial também pode apoiar análises, identificar tendências e gerar alertas quando determinados números fogem do padrão.

Mas tecnologia não corrige indicador mal definido. Antes de criar um painel sofisticado, a empresa precisa saber quais perguntas deseja responder. Primeiro a gestão. Depois a ferramenta.

Evite o indicador de vaidade

Outro cuidado importante são os chamados indicadores de vaidade. São números que parecem bons, mas dizem pouco sobre resultado. Um perfil pode ter milhares de seguidores e gerar poucas vendas. Uma equipe pode fazer centenas de ligações e produzir poucas oportunidades. Uma empresa pode aumentar faturamento enquanto perde margem.

Volume não é necessariamente desempenho. Por isso, procure indicadores que se conectem ao objetivo final.

Como começar na prática

Escolha uma área da empresa. Defina o principal resultado esperado. Depois identifique de três a cinco números que ajudam a explicar esse resultado.

Estabeleça uma meta. Defina quem será responsável por acompanhar. Crie uma frequência de análise.

E, principalmente, utilize os números para decidir. Não tente transformar a empresa inteira em um grande painel de uma vez. Comece pequeno. Aprenda. Ajuste. Depois avance.

Gestão por indicadores reduz o improviso

Uma empresa sem indicadores depende muito da percepção das pessoas. "Acho que estamos vendendo bem." "Parece que gastamos demais." "Tenho a sensação de que a equipe está sobrecarregada."

Essas percepções podem até estar corretas. Mas administrar somente dessa forma aumenta o risco de decisões baseadas em sensação.

Indicadores não eliminam a experiência do gestor. Eles qualificam essa experiência. A intuição continua importante. Mas agora conversa com dados.

No fim, criar indicadores de gestão não significa encher a empresa de gráficos. Significa escolher alguns números capazes de mostrar se o negócio está indo na direção certa.

Porque aquilo que a empresa não consegue enxergar dificilmente consegue melhorar. E gestão começa justamente quando o empresário deixa de apenas sentir o que está acontecendo e passa a conseguir ver, entender e agir.